Chính sách quyền riêng tư TalkBridge

Phiên bản 1.0 · Có hiệu lực từ 2026-11-06

1. Chúng tôi là ai và cách liên hệ

• Doanh nghiệp vận hành: 株式会社国際テクノロジーセンター (KTC Co., Ltd.) ("chúng tôi") • Địa chỉ: First Square Gotanda 7F, 1-21-13 Higashi-Gotanda, Shinagawa-ku, Tokyo 141-0022, Nhật Bản • Đại diện: Masao Yamazaki, Giám đốc đại diện (Representative Director) • Người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân: Yuji Tomonari (友成 祐二) • Liên hệ: ktc-services@ktcc.co.jp (điện thoại +81 3-5475-3614, ngày làm việc)

Chúng tôi xử lý thông tin cá nhân trong ứng dụng di động TalkBridge ("Dịch vụ") theo chính sách này.

2. Tóm tắt

• Khi bạn ghi âm, giọng nói được gửi trực tiếp tới nhà cung cấp dịch vụ nhận dạng giọng nói và dịch ("nhà cung cấp giọng nói"). TalkBridge không lưu bản ghi âm của bạn; ứng dụng không lưu âm thanh và máy chủ của chúng tôi không nhận âm thanh. Nhà cung cấp giọng nói nêu trong điều khoản công bố rằng yêu cầu thời gian thực được xử lý tạm thời và không được lưu. Âm thanh và bản ghi được xử lý tại vùng Nhật Bản của nhà cung cấp. Tuy nhiên đây là công ty có trụ sở tại Hoa Kỳ nên chúng tôi coi là bên nhận ngoài Nhật Bản. • Sau cuộc họp, văn bản gốc của bản ghi được gửi qua máy chủ của chúng tôi tới Anthropic PBC, công ty AI tại Hoa Kỳ ("Anthropic"), để tạo biên bản. • Bản ghi và biên bản được lưu trên điện thoại. Sao lưu lên cloud của chúng tôi (Tokyo) là tùy chọn và mặc định tắt. • Dự án của bạn (tên, bối cảnh, từ vựng) được lưu vào tài khoản trên cloud của chúng tôi và đồng bộ giữa các thiết bị. • Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân, không hiển thị quảng cáo, và ứng dụng không chứa SDK quảng cáo hay phân tích. • Bạn có thể xóa tài khoản ngay trong ứng dụng. Một số hồ sơ còn lại trong thời gian giới hạn (Mục 9).

3. Dữ liệu chúng tôi xử lý

• Tài khoản — Email, tên hiển thị (tùy chọn), mã tài khoản, cách đăng nhập (email/mật khẩu, Google, Apple). Token đăng nhập được giữ trong kho bảo mật của thiết bị — Hệ thống tài khoản của chúng tôi (Amazon Cognito trên AWS, Tokyo); Google hoặc Apple nếu bạn đăng nhập bằng các dịch vụ này • Âm thanh cuộc họp — Âm thanh micro khi bạn ghi — Truyền trực tiếp từ điện thoại tới nhà cung cấp giọng nói. Ứng dụng và chúng tôi không lưu • Bản ghi và bản dịch — Văn bản nhận dạng và dịch từ âm thanh — Trả về điện thoại và lưu ở đó. Chúng tôi không lưu trừ khi bạn bật sao lưu cloud • Biên bản — Bản tóm tắt AI dựa trên văn bản gốc của bản ghi — Văn bản bản ghi đi qua máy chủ của chúng tôi tới Anthropic; biên bản trả về điện thoại • Dự án — Tên dự án, bối cảnh, cặp từ vựng bạn nhập — Điện thoại và cloud của chúng tôi (Tokyo); bối cảnh và từ vựng cũng được gửi tới nhà cung cấp giọng nói mỗi lần ghi để dịch tốt hơn • Sao lưu cloud (tùy chọn) — Tệp bản ghi và biên bản — Kho lưu trữ cloud của chúng tôi (Tokyo), gắn với tài khoản • Gói và mức sử dụng — Gói, thời lượng dịch còn lại, thời lượng đã dùng, thời điểm bắt đầu/kết thúc và độ dài phiên (không có nội dung), số biên bản đã tạo — Cơ sở dữ liệu của chúng tôi (Tokyo) • Thanh toán — Chỉ khi bạn mua trả phí: hồ sơ đăng ký và mua thêm, mã khách hàng và mã gói đăng ký Stripe. Chúng tôi không nhận hay lưu số thẻ; Stripe xử lý số thẻ — Stripe; cơ sở dữ liệu của chúng tôi • Chẩn đoán — Khi có lỗi: mã lỗi, màn hình, chi tiết kỹ thuật ngắn, phiên bản ứng dụng, hệ điều hành và phiên bản, mã tài khoản và email. Không có nội dung cuộc họp — Cơ sở dữ liệu của chúng tôi (Tokyo) • Nhật ký kỹ thuật — Mã yêu cầu, tên lỗi, thời gian. Nhà cung cấp mạng và lưu trữ thấy địa chỉ IP như một phần vận hành thông thường — Hạ tầng lưu trữ của chúng tôi (Tokyo) • Yêu cầu hỗ trợ — Nội dung bạn gửi cho chúng tôi — Email của chúng tôi

Chúng tôi không thu thập danh bạ, vị trí, ảnh, mã quảng cáo hay định danh thiết bị khác, và không dùng thông báo đẩy.

Cách chúng tôi có được dữ liệu Dữ liệu trên là những gì bạn nhập, những gì thiết bị gửi tự động và những gì được tạo ra trong quá trình bạn dùng Dịch vụ. Nếu bạn đăng nhập bằng Google hoặc Apple, họ cung cấp tên, email và ID của bạn.

4. Mục đích sử dụng và cơ sở pháp lý

Chúng tôi dùng dữ liệu cho các mục đích sau.

1. Cung cấp Dịch vụ bạn yêu cầu: tài khoản, ghi lời, dịch, biên bản, đồng bộ, sao lưu (thực hiện hợp đồng; sự đồng ý đối với việc gửi dữ liệu cho nhà cung cấp khi luật yêu cầu).

1. Giữ Dịch vụ an toàn và hoạt động: bảo mật, chống lạm dụng, sửa lỗi, kiểm soát năng lực và chi phí (lợi ích hợp pháp; nghĩa vụ pháp lý).
2. Quản lý gói, thanh toán, hạn mức và hỗ trợ khách hàng (hợp đồng; nghĩa vụ pháp lý).
3. Tuân thủ pháp luật và xử lý tranh chấp (nghĩa vụ pháp lý; lợi ích hợp pháp).

Chúng tôi không dùng dữ liệu của bạn để quảng cáo, lập hồ sơ hay bán, và không dùng cho mục đích khác nếu không có sự đồng ý hoặc cơ sở hợp pháp.

5. Chúng tôi chia sẻ dữ liệu với ai (bên xử lý)

Chúng tôi dùng các nhà cung cấp dịch vụ ("bên xử lý") xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của chúng tôi. Chúng tôi không cho phép họ dùng nội dung của bạn cho mục đích riêng. Danh sách bên xử lý có sẵn theo yêu cầu tại ktc-services@ktcc.co.jp.

• Nhà cung cấp dịch vụ nhận dạng giọng nói và dịch — Nhận dạng giọng nói và dịch thời gian thực — Âm thanh cuộc họp; bối cảnh và từ vựng dự án; văn bản gần đây để giữ mạch — Nhật Bản (vùng Nhật Bản của nhà cung cấp). Nhà cung cấp có trụ sở tại Hoa Kỳ và dữ liệu tài khoản, sử dụng có thể được xử lý ở đó • Anthropic PBC — Biên bản AI (Claude) — Văn bản gốc của bản ghi và ngôn ngữ bạn chọn — Hoa Kỳ. Việc xử lý cũng có thể diễn ra ở nơi khác • Amazon Web Services (AWS) — Lưu trữ, cơ sở dữ liệu, tệp, hệ thống đăng nhập (Amazon Cognito), nhật ký — Tài khoản, dự án, mức sử dụng, tệp cloud tùy chọn, chẩn đoán — Tokyo, Nhật Bản (ap-northeast-1) • Google / Apple — Đăng nhập, chỉ khi bạn chọn "Tiếp tục với Google" hoặc "Đăng nhập với Apple" — Tên, email (kể cả địa chỉ chuyển tiếp riêng tư của Apple) và ID mà họ trả về — Hoa Kỳ và các quốc gia khác nơi họ xử lý dữ liệu • Stripe — Thanh toán trên web — Email, thông tin thanh toán, gói đăng ký — Hoa Kỳ và các quốc gia khác nơi Stripe xử lý dữ liệu • Nhà lưu trữ website — Lưu trữ website của chúng tôi — Địa chỉ IP và dữ liệu yêu cầu của khách truy cập — Toàn cầu

Chúng tôi cũng có thể tiết lộ dữ liệu (a) khi pháp luật hoặc yêu cầu pháp lý hợp lệ đòi hỏi, (b) để bảo vệ quyền, an toàn hoặc bảo mật, và (c) cho bên kế thừa trong sáp nhập, mua lại hoặc chuyển nhượng doanh nghiệp, kèm thông báo cho bạn. Nội dung do chính bạn chia sẻ (sao chép, chia sẻ) nằm ngoài sự kiểm soát của chúng tôi. Chúng tôi không sử dụng chung dữ liệu cá nhân.

6. Xử lý bằng AI và không dùng để huấn luyện

Nhận dạng giọng nói, dịch và biên bản do mô hình AI của bên thứ ba tạo ra. Chúng tôi chỉ gửi những gì cần cho tính năng bạn dùng. Kết quả có thể không chính xác. Chúng tôi không đưa ra quyết định về bạn có hiệu lực pháp lý hoặc ảnh hưởng đáng kể tương tự chỉ dựa trên xử lý tự động.

Chúng tôi không dùng nội dung của bạn để huấn luyện mô hình AI của chúng tôi. Ngoài ra, Điều khoản thương mại của Anthropic và điều khoản dịch vụ của nhà cung cấp giọng nói quy định rằng nội dung khách hàng không được dùng để huấn luyện mô hình của họ.

7. Ghi âm người khác

Khi bạn ghi âm cuộc họp, giọng nói và phát biểu của người khác cũng được ghi lại. Khi pháp luật, quy định nơi làm việc hoặc hợp đồng yêu cầu, bạn chịu trách nhiệm thông báo cho người tham gia và có được sự đồng ý của họ (Điều khoản dịch vụ, Điều 5). Nội dung cuộc họp có thể chứa thông tin nhạy cảm như sức khỏe, tín ngưỡng, bí mật kinh doanh. Vui lòng không ghi âm nếu bạn không có quyền. Chúng tôi không chủ ý tìm kiếm hay sử dụng thông tin đó. Nếu bạn là người tham gia và muốn biết về một bản ghi, hãy hỏi người đã ghi. Bạn cũng có thể liên hệ chúng tôi tại ktc-services@ktcc.co.jp.

8. Nơi lưu trữ; chuyển dữ liệu ra ngoài Nhật Bản

Hệ thống của chúng tôi đặt tại Tokyo, Nhật Bản. Các nhà cung cấp sau xử lý dữ liệu cá nhân ở ngoài Nhật Bản.

• Nhà cung cấp giọng nói: có trụ sở tại Hoa Kỳ. Âm thanh và bản ghi được xử lý tại vùng Nhật Bản của nhà cung cấp. Vì hệ thống và nhân sự tại Hoa Kỳ có thể xử lý dữ liệu tài khoản, sử dụng và hỗ trợ, chúng tôi coi nhà cung cấp là bên nhận ở nước ngoài. • Anthropic: công ty Hoa Kỳ. Văn bản bản ghi được xử lý tại Hoa Kỳ và có thể ở nơi khác. Chúng tôi không nói rằng biên bản chỉ được xử lý tại Nhật Bản. • Google, Apple và Stripe: Hoa Kỳ và các quốc gia khác.

Thông tin theo Điều 28 Luật Bảo vệ thông tin cá nhân Nhật Bản (APPI). Quốc gia là Hoa Kỳ (có thể có quốc gia khác, ví dụ qua các bên xử lý phụ của Anthropic). Hoa Kỳ không có một luật liên bang toàn diện duy nhất về bảo vệ thông tin cá nhân; áp dụng các luật theo ngành và theo bang. Vui lòng xem thông tin về chế độ của Hoa Kỳ do Ủy ban Bảo vệ thông tin cá nhân Nhật Bản đăng trên website. Theo điều khoản hợp đồng, các nhà cung cấp này thực hiện các biện pháp gồm chỉ xử lý theo chỉ dẫn của chúng tôi, không dùng nội dung khách hàng để huấn luyện mô hình của họ, mã hóa khi truyền, xóa dữ liệu và kiểm soát bên xử lý phụ. Về các quốc gia khác và biện pháp cụ thể, hãy hỏi chúng tôi tại ktc-services@ktcc.co.jp.

Sự đồng ý. Trước lần ghi âm đầu tiên, ứng dụng xin sự đồng ý của bạn về việc gửi âm thanh và văn bản bản ghi tới các nhà cung cấp, kể cả nhà cung cấp ở ngoài Nhật Bản. Nếu không đồng ý, bạn không thể dùng tính năng ghi âm. Bạn có thể rút lại sự đồng ý bằng cách xóa tài khoản (để dừng một việc cung cấp cụ thể, hãy gửi yêu cầu theo Mục 10).

• Người dùng tại EEA/Anh: chúng tôi chuyển dữ liệu theo các biện pháp bảo vệ như Điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn hoặc quyết định tương thích. • Người dùng tại Việt Nam: chúng tôi chuẩn bị hồ sơ chuyển dữ liệu xuyên biên giới khi pháp luật Việt Nam yêu cầu.

9. Thời gian lưu giữ và xóa dữ liệu

• Âm thanh — TalkBridge không lưu. • Bản ghi và biên bản trên điện thoại — Đến khi bạn xóa phiên hoặc ứng dụng, hoặc xóa tài khoản. • Tệp sao lưu cloud — Đến khi bạn xóa tài khoản. Hiện ứng dụng chưa xóa được từng tệp; hãy yêu cầu tại ktc-services@ktcc.co.jp và chúng tôi sẽ xử lý trong 30 ngày. • Dự án — Đến khi bạn xóa dự án hoặc tài khoản. • Tài khoản, gói và mức sử dụng — Đến khi bạn xóa tài khoản. • Hồ sơ phiên (thời gian và độ dài, không có nội dung) — Tối đa 365 ngày, hoặc đến khi bạn xóa tài khoản. • Hồ sơ thanh toán và yêu cầu — Yêu cầu đã duyệt hoặc từ chối tối đa 365 ngày; hồ sơ phải giữ cho kế toán, thuế theo luật thì trong thời hạn đó. • Chẩn đoán — 30 ngày. • Nhật ký máy chủ — 7 ngày. • Hồ sơ xóa tài khoản (mã tài khoản, email, trạng thái) — 90 ngày, để hoàn tất việc xóa và từ chối các đăng nhập cũ. • Bản sao lưu — Bản sao lưu theo thời điểm của cơ sở dữ liệu có thể giữ dữ liệu đã xóa tối đa 35 ngày. • Bên thứ ba — Theo chính sách riêng của họ. Stripe giữ hồ sơ thanh toán theo luật. Theo tài liệu công khai, Anthropic xóa đầu vào và đầu ra về nguyên tắc trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận (trừ trường hợp pháp luật, thực thi điều khoản hoặc thỏa thuận khác). Nhà cung cấp giọng nói nêu trong điều khoản công bố rằng không lưu âm thanh và bản ghi thời gian thực.

Xóa tài khoản. Vào Tài khoản → Xóa tài khoản (hoặc Cài đặt → Xóa tài khoản) và nhập DELETE. Việc này xóa tài khoản, dự án, tệp cloud và phiên phía chúng tôi, đồng thời hủy gói đăng ký do chúng tôi quản lý. Dữ liệu trên điện thoại cũng bị xóa. Nếu không dùng được ứng dụng, hãy gửi email tới ktc-services@ktcc.co.jp từ địa chỉ đã đăng ký. Với tài khoản thuộc tổ chức dùng chung, định danh cá nhân bị xóa nhưng lịch sử sử dụng của tổ chức có thể còn. Nếu chỉ gỡ ứng dụng, dữ liệu trên điện thoại bị xóa cùng ứng dụng.

10. Lựa chọn và quyền của bạn

Trong ứng dụng, bạn có thể xóa phiên, bật/tắt sao lưu cloud (Cài đặt), sửa hoặc xóa dự án và xóa tài khoản. Với các yêu cầu khác:

• Cách thực hiện: gửi email tới ktc-services@ktcc.co.jp từ địa chỉ đã đăng ký tài khoản. Chúng tôi sẽ xác minh danh tính của bạn (và quyền đại diện nếu có người thay mặt). • Thời hạn: không chậm trễ và trong mọi trường hợp trong 30 ngày. • Phí: không thu phí. • Nhật Bản (APPI): bạn có thể yêu cầu thông báo mục đích sử dụng, tiết lộ (kể cả bằng phương tiện điện tử), sửa, bổ sung, xóa, ngừng sử dụng hoặc xóa bỏ, ngừng cung cấp cho bên thứ ba, và tiết lộ hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba, theo quy định của Luật. • EEA/Anh (GDPR): khi chúng tôi phục vụ người dùng tại các khu vực này, bạn có quyền truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế, phản đối, di chuyển dữ liệu và rút lại sự đồng ý, và có thể khiếu nại với cơ quan giám sát. • Việt Nam: bạn có các quyền theo pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành (gồm Nghị định 13/2023/NĐ-CP và luật kế nhiệm): được biết, đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế, phản đối, yêu cầu cung cấp dữ liệu và khiếu nại. • California (CCPA/CPRA), nếu áp dụng với chúng tôi: quyền biết, xóa, sửa và từ chối việc bán/chia sẻ. Chúng tôi không bán hoặc chia sẻ thông tin cá nhân và không phân biệt đối xử khi bạn thực hiện quyền.

11. Biện pháp bảo mật

Để ngăn rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu cá nhân, chúng tôi tuân theo các biện pháp an toàn dữ liệu cá nhân (về tổ chức, nhân sự, vật lý và kỹ thuật) được đăng tại https://www.ktcc.co.jp/privacy/ và, đối với Dịch vụ, áp dụng các biện pháp sau:

• Chỉ định người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân và quản lý quyền truy cập các chức năng quản trị. • Mã hóa khi truyền (HTTPS/TLS), mã hóa dữ liệu lưu trên cloud của chúng tôi và kiểm soát truy cập. • Token đăng nhập được giữ trong kho bảo mật của thiết bị. • Liên kết tệp cloud có chữ ký và giới hạn thời gian. • Nhật ký chỉ giới hạn ở dữ liệu kỹ thuật. • Nỗ lực nắm rõ chế độ của các nước ngoài nơi dữ liệu cá nhân được xử lý, như nêu tại Mục 8.

Không dịch vụ trực tuyến nào an toàn tuyệt đối và chúng tôi không thể bảo đảm an toàn tuyệt đối. Nếu rò rỉ ảnh hưởng đến bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn và cơ quan chức năng theo quy định. Dữ liệu trên điện thoại được bảo vệ bằng bảo mật của chính thiết bị; hãy đặt khóa màn hình.

12. Người chưa thành niên

Dịch vụ dành cho người từ 18 tuổi trở lên và không hướng tới trẻ em. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu cá nhân của người dưới 18 tuổi. Nếu bạn cho rằng chúng tôi đã thu thập, hãy liên hệ ktc-services@ktcc.co.jp để chúng tôi xác minh và xóa.

13. Website và cookie

Website của chúng tôi chỉ dùng một thiết lập lưu trữ cục bộ của trình duyệt để ghi nhớ ngôn ngữ bạn chọn. Chúng tôi không dùng cookie quảng cáo, phân tích hay theo dõi. Nhà lưu trữ xử lý nhật ký máy chủ tiêu chuẩn (địa chỉ IP, thời gian yêu cầu).

14. Thay đổi

Khi cách xử lý thay đổi, chúng tôi sẽ cập nhật chính sách và hiển thị phiên bản, ngày hiệu lực mới. Với thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo trong ứng dụng hoặc qua email ít nhất 30 ngày trước ngày có hiệu lực, và xin lại sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu.

15. Liên hệ và khiếu nại

株式会社国際テクノロジーセンター (KTC Co., Ltd.), Người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân: Yuji Tomonari First Square Gotanda 7F, 1-21-13 Higashi-Gotanda, Shinagawa-ku, Tokyo 141-0022, Nhật Bản ktc-services@ktcc.co.jp / +81 3-5475-3614 (ngày làm việc)

Chúng tôi tiếp nhận khiếu nại và thắc mắc qua đầu mối trên. Bạn cũng có thể khiếu nại với Ủy ban Bảo vệ thông tin cá nhân Nhật Bản (hoặc cơ quan giám sát nơi bạn sống).

Chính sách này được cung cấp bằng tiếng Nhật, tiếng Anh và tiếng Việt. Nếu có khác biệt, bản tiếng Nhật được ưu tiên, trừ khi luật bắt buộc quy định khác.

Câu hỏi: ktc-services@ktcc.co.jp